Ein Fahrtenbuch stellt eine Auflistung aller privat und geschäftlich getätigten Fahrten mit einem Fahrzeug dar.
In dem Fahrtenbuch werden somit die tatsächlich zurückgelegten Strecken ermittelt und der exakte Privatanteil kann, entsprechend der Aufzeichnungen, versteuert werden. Das Fahrtenbuch muss exakt sowie zeitnah geführt werden und die vom jeweiligen Finanzamt vorgegebenen Angaben beinhalten.

Für das Führen eines elektronischen Fahrtenbuches gelten strenge Vorgaben:

• Der Fahrer muß lückenlos nachweisen, welche Fahrten betrieblich und welche privat waren.
• Zu den Pflichtangaben gehören bei beruflichen Fahrten das Datum, das konkrete Ziel der Fahrt und der Grund, der Kilometerstand zu Beginn und am Ende einer Fahrt sowie die möglichst exakte Bezeichnung des jeweiligen Ortes.
• Für Privatfahrten genügen die Kilometerangaben.
• Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind gesondert zu kennzeichnen.

Das Finanzamt verlangt, daß Sie diese Ergänzungen innerhalb von 7 Tagen nach Abschluss der Fahrt in das Fahrtenbuch eintragen.
Für elektronische Fahrtenbücher gelten zusätzliche, besondere Regeln:

• Es ist eine in sich geschlossene Form notwendig.
• Die geschlossene Form erfordert Eintragungen, die geordnet im fortlaufenden zeitlichen Zusammenhang erfolgen.
• Nachträgliche Eintragungen oder Veränderungen müssen ausgeschlossen sein, oder zumindest deutlich als solche in ihrer Reichweite bei gewöhnlicher Einsichtnahme dokumentiert sein.
• Diese Dokumentation der Reichweite der Änderung dürfte sich auch darauf beziehen, wann die Änderung erfolgt ist.
• Die Dokumentation der Änderungen muss bei der sog. bildlichen Wiedergabe, egal ob auf Bildschirm oder Papierdruck unmittelbar für das menschliche Auge erkennbar sein.

Das Fahrtenbuch muss bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) vor Änderungen geschützt elektronisch aufbewahrt werden und jederzeit lesbar gemacht werden können. Richtlinien zum Fahrtenbuch führen:

• Führen Sie Ihr Fahrtenbuch ehrlich und gewissenhaft.
• Während eines Jahres kann für einen Pkw entweder die Fahrtenbuch-Methode oder die Ein-Prozent Regelung angewendet werden; ein unterjähriger Methodenwechsel ist nur bei einem Fahrzeugwechsel zulässig.
• Für jedes Fahrzeug ist ein eigenes Fahrtenbuch zu führen.
• Prüfen Sie Ihre Fahrtenbuch-Daten spätestes alle sieben Tage und ergänzen Sie den Reisezweck jeder dienstlichen Fahrt. Tragen Sie auch einen Ansprechpartner ein.
• Fassen Sie unterschiedliche, dienstliche Fahrten nicht zusammen.
• Die Aufzeichnung der Kilometerstände zu Beginn und am Ende sämtlicher betrieblicher Fahrten eines Tages ist nicht ausreichend. Das gilt auch, wenn das Fahrzeug an diesem Tag ausschließlich betrieblich genutzt worden ist.
• Aufeinanderfolgende Privatfahrten können Sie einfach zusammenfassen.
• Für Privatfahrten hingegen reicht die Kennzeichnung als Privatfahrt mit der entsprechenden Kilometerleistung.
• Bei einem elektronischen Fahrtenbuch sind die GPS-Ermittlung der Fahrtstrecken und die dadurch entstehende Abweichung vom Tachostand des Fahrzeugs grundsätzlich unbedenklich. Die Finanzverwaltung empfiehlt aber den tatsächlichen Tachostand monatlich zu dokumentieren.
• Achten Sie darauf, daß steuerrelevante Belege zum Fahrzeug (Werkstatt oder TÜV Rechnung) oder zum Fahrer (Hotel- oder Bewirtungsrechnungen) mit den Angaben im Fahrtenbuch hinsichtlich Kilometerstand und Ort/Zeit überein stimmen.
• Auch die Tankbelege müssen im Einklang mit dem Fahrtenbuch stehen.
• Von der normalen Entfernung mehr als 5 % abweichende, längere Fahrtstrecken müssen begründet werden, etwa mit der Umfahrung eines Staus.